Los autónomos tienen obligaciones que no pueden olvidar. Por ejemplo, llevar la contabilidad al día. Para esto, es importante guardar todas las facturas, además de una obligación para posibles inspecciones fiscales. Pero ¿Qué hay de los albaranes? ¿Son también imprescindibles? ¿Hay que guardarlos todos? Sí y no. Vamos a arrojar un poco más de luz a este tema y a aprender qué son exactamente los albaranes, para qué sirven y qué tipos de albaranes hay, además de si hay alguno de esos tipos que debamos guardar junto con las facturas.
Entendemos los albaranes como documentos mercantiles que ayudan a acreditar la entrega de un bien o servicio. Estos papeles garantizan que el vendedor tenga constancia de que el comprador ha recibido correctamente la mercancía. No, no es una factura, por lo que no tiene validez fiscal. Además, para que tenga validez de garantía y pueda acreditar correctamente la operación, debe contar con algunos requisitos:
Una diferencia entre los albaranes y las facturas es que en los primeros no tiene que ir necesariamente el precio de la mercancía. Esto es debido a que no tiene valor fisca.
En el momento en el que el albarán lleve el precio por unidad de producto, podemos decir que estamos ante un albarán valorado. En el caso de que sólo lleve la descripción y la cantidad, estaremos ante un albarán sin valorar o no valorado.
Además de no incluir precios, la diferencia de las facturas con los albaranes no valorados, es que los segundos tampoco cumplen funciones tributarias. Por tanto, no es obligatorio en una transacción comercial.
Lo más normal es que la información de un albarán se refleje posteriormente en la factura que llegue a tu negocio. Esta factura será el documento con el que podrás deducir gastos o tributar el IVA.
No obstante, hay que tener cuidado. Cuando la factura, en vez de reflejar la información que aparece en el albarán, lo menciona o hace referencia directamente a él, tendrás la obligación de conservarlo como si se tratara un anexo a la factura. Lo mejor es conservarlos los dos juntos.
Esto es algo que se da mucho en las conocidas como facturas recapitulativas. Son facturas en las que se incluye información sobre diferentes operaciones realizadas con una misma empresa en fechas diferentes de un mismo mes natural.
Para que lo entendamos un poco mejor, las facturas recapitulativas son aquellas que se emiten para agilizar y simplificar los procesos de facturación. Están sujetas a la emisión de albaranes, y, según siempre la Agencia Tributaria, al recurrir a ellas hay dos supuestos:
Por un lado, la propia factura puede incluir de forma detallada la información de los albaranes. En este caso, dichos albaranes podrán ser destruidos, pues no existe ningún tipo de obligación a la hora de conservarlos.
También puede pasar que la factura sólo haga mención a expresa a los albaranes, pero no reproduzca su contenido. Aquí las cosas cambian. Sí es necesario la conservación del albarán.
En el segundo supuesto, debes guardar el albarán junto a la factura. Esto es debido a que la Agencia Tributaria entiende que, como las facturas tienen la obligación de describir las operaciones, y no se ha hecho, el albarán es necesario para poder recoger toda la información sobre esta transacción comercial.
